Saturday, 11 July 2015

19 juni jl.: uitreiking certificaten na afloop van de Tweedaagse Protocoltraining

Op deze foto poseren Gilbert Monod de Froideville en Rebecca van Leeuwen (in het midden) met de deelnemers aan de Tweedaagse Protocoltraining. De foto werd gemaakt aan het einde van de training op 19 juni jongstleden, nadat de certificaten officieel werden uitgereikt. 
De Tweedaagse Protocoltraining wordt gegeven door de oud-Ceremoniemeester van Koningin Beatrix, Gilbert Monod de Froideville, regisseuse Rebecca van Leeuwen, etiquette-specialist Jan Jaap van Weering en oud-Floriade protocolchef Willem Tanis. 
De volgende training vindt plaats op 7 oktober. Dan organiseert het Protocolbureau samen met The English Manner uit London de Three-day Masterclass in Protocol op de campus van de Hotelschool The Hague. Dezelfde training wordt in november in London gehouden en in december in Brussel. 
Tijdens deze driedaagse training wordt niet alleen aandacht besteed aan protocol en etiquette, maar worden ook de persoonlijke presentatie, de netwerkvaardigheden en de kennis van cultuurverschillen getraind. Daarnaast verzorgen Bengt-Arne Hulleman, de chef protocol bij het International Criminal Court en Francois Brunagel, de oud-protocolchef van het Europees Parlement een training over protocol in internationale organisaties. 
Interesse? Meer informatie: http://www.protocolbureau.com/masterclass

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Thursday, 4 June 2015

Eretitel verleend tijdens de voortgangsgesprekken: Ivo van Vliet is nu 'Senior Partner'

Vandaag is een bijzondere dag voor het Protocolbureau. Tijdens de tweejaarlijkse voortgangs-gesprekken is aan Ivo van Vliet is de eretitel 'Senior Partner' verleend. En dat gebeurt niet vaak!

Studenten beginnen bij ons als 'host' en krijgen na het opdoen van werkervaring en theoretische kennis de titel 'usher'. De meest talentvolle studenten komen ook in aanmerking voor de hoogste titel 'Senior Partner'.

De titels zijn bedacht toen het Protocolbureau nog een jaarclub op de hotelschool was, nu bijna 20 jaar geleden. De titelstructuur is bedoeld om studenten te motiveren zo snel mogelijk door te groeien. Het werk voor het Protocolbureau is niet zomaar een bijbaan, het vereist ervaring, kennis en inzicht.

Bij onze opdrachtgevers zijn de 'Senior Partners' het meest gewild, maar ook voor studenten is het doorgroeien naar dit niveau het meest waardevol. Ze leren niet alleen alles over protocol, ze ontwikkelen ook verfijnde netwerkvaardigheden en het inzicht hoe het er op het hoogste niveau aan toe gaat.

tweede van links: Ivo van Vliet
De titels worden verleend tijdens voortgangsgesprekken, die tweemaal per jaar onder leiding van Maurits Seidl en Kevin Verbaas op het Protocolbureau plaatsvinden. De voortgang wordt besproken op basis van beoordelingen die onze opdrachtgevers en collegae invullen. De theoretische kennis en het inzicht wordt getoetst door middel van een casus.
Er is trouwens nog meer goed nieuws. Sarah van den Hul, Ralph de Boer, Mees Goosen en Jelmar van der Wel kregen vandaag en gisteren de titel 'usher'.

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Wednesday, 20 May 2015

Why Cannes was RIGHT to ban flat shoes on the red carpet

William Hanson in the DailyMail on why Cannes was RIGHT to ban flat shoes on the red carpet. Read the article or follow his master class and learn all about etiquette.

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Thursday, 14 May 2015

No seating arrangement without sensitivities, ego and protocol

Dit artikel in het Nederlands: klik hier

Seating arrangements are common practices at official ceremonies but also at fashion shows or business dinners. There are always a lot of sensitivities, especially when a better seat was expected. That happens regularly for there is only one main table and only one first row. Every organizer wishes to avoid disappointing guests and therefore a lot of effort is put in the preparations. 
A seating arrangement determines who sits where at the table or who is seated on which row, but also who are the most important attendees and what is the best chair. The seating plan should be made objectively so it is clear why certain choices were made. In the public sector the dignitaries are seated on the front rows, companies give the best available seats to important clients. Those with equal functions are seated equally. Speakers, sponsors and family members often get a first row seat, which everyone will understand. 
Photo: an usher of the Protocolbureau is preparing the seating arrangement

However, seating guests is also about managing expectations. For that reason it is often difficult to please everyone. Each protocol officer has experience with complaining guests or guests who refuse to sit down. It also happens that people unsolicited, take a seat on the first row. Others swap their own place cards and exchange it for a better one.
Seating guests is also about managing expectations
Complaining guests are almost never to be found on the front row and rarely at the very rear, but mostly in the middle. The seating of this group of invitees, in protocol also called the second echelon, listens very closely. The second echelon often requires attention, but the host does not have the time to give this attention. For this reason, the Protocolbureau is often asked to assist.

Centuries ago, the European monarchies have developed a methodology, which allows for an objective seating arrangement. Each country has a so-called protocol list with a logical hierarchy of the most important officials. The more people a functionary represents, the more important he or she is considered and so the higher he or she is seated. A Head of State is seated better than a Minister and a Chairman of a Parliament higher than a Mayor. Protocol also provides guidelines about the ranking of the chairs. The main seat is usually in the middle and the second seat is on the right, the third seat is on the left, and so on. The first row is more important than the second row. 
European monarchies developed a methodology, which allows for an objective seating arrangement
Companies use the same methodology but for economic reasons. A fashion designer seats the customers or potential customers on the first row. Seating arrangements are also a means of bringing people together. For lunches or dinners people are placed next to each other on the basis of mutual interest. Companies seat account managers next to the customers.
The Protocolbureau is an expert in making seating arrangements. We even developed our own computer programme for this purpose. This programme was first used at the occasion of the Royal Wedding of (then) Prince Willem-Alexander with Princess Máxima. The programme makes it easier and faster to seat guests. However, a good seating arrangement will never be effortless. It always requires preparation and coordination.
By Jean Paul Wijers, founder and director of the Protocolbureau in The Hague 
Want to know more? Go to the website of the Protocolbureau for more information about seating arrangements: protocolbureau.com
Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Monday, 11 May 2015

Gevoeligheden, ego en protocol: Bij een placering heb je er altijd mee te maken.

placeren: het indelen van de genodigden
This article in English: click here

Niet alleen op officiële gelegenheden maar ook op modeshows of zakelijke diners wordt er veel geplaceerd. De gevoeligheden zijn groot, vooral als iemand een minder goede plek toebedeeld krijgt dan verwacht. 

Dat komt regelmatig voor, er is tenslotte maar één hoofdtafel en maar één eerste rij. Een plaatsindeling luistert dus uiterst nauw, want iedere organisator wil gedoe zoveel mogelijk voorkomen. Placeren is het indelen van de genodigden: Wie zit waar aan tafel of wie zit op welke rij? Wie zijn de belangrijkste genodigden en wat is de beste stoel?
De plaatsindeling wordt zoveel mogelijk objectief gemaakt, het gaat in essentie om helderheid. Bij de overheid zitten de hoogwaardigheidsbekleders vooraan en bij het bedrijfsleven de belangrijkste klanten. Diegenen met gelijke functies worden gelijk geplaceerd. Sprekers, sponsors en familieleden krijgen vaak een plek vooraan, dat begrijpt iedereen.

Placeren gaat om het managen van verwachtingen 

Placeren gaat echter ook om het managen van verwachtingen en om die reden is het vaak lastig om iedereen tevreden te stellen. Iedere protocolmedewerker heeft ervaring met genodigden die klagen over de plek of die weigeren om te gaan zitten. Het komt ook voor dat mensen ongevraagd plaatsnemen op de eerste rij. Weer anderen wisselen de stoelenkaartjes en verruilen de eigen plek voor een betere.

voorbereiding van een placering in de Kurzaal
De problemen doen zich vrijwel nooit vooraan voor en zelden helemaal achteraan, maar meestal in het midden. De indeling van deze genodigden, in protocol ook wel het tweede echelon genoemd, luistert dus uiterst nauw. Het tweede echelon vraagt vaak om aandacht, maar de gastheer/-vrouw ontbreekt het aan tijd. Als Protocolbureau worden wij vaak ingezet om ons te ontfermen over deze groep.

De Europese Monarchieën hebben eeuwen geleden een methodiek ontwikkeld wat objectief placeren mogelijk maakt

De Europese Monarchieën hebben eeuwen geleden een methodiek ontwikkeld wat objectief placeren mogelijk maakt. Ieder land hanteert een zogeheten protocollijst met een logische rangorde van de belangrijkste functionarissen. Hoe meer mensen een functionaris vertegenwoordigt, hoe belangrijker deze wordt geacht en dus hoe hoger hij of zij wordt geplaceerd. Een staatshoofd gaat voor een minister en een parlementsvoorzitter voor een burgemeester. Ook over de rangorde van de stoelen geeft het protocol richtlijnen. De belangrijkste stoel staat meestal in het midden en de tweede stoel rechts daarvan, de derde stoel links en zo verder. Het rechtervak is belangrijker dan het linkervak. De eerste rij gaat voor de tweede rij. 

Voorbereiding van de placering:
het leggen van de stoelenkaartjes
Het bedrijfsleven gebruikt dezelfde methodiek maar dan om economische redenen. Zo zet een couturier de klanten of potentiële klanten op de eerste rij.
Placeren is ook een middel om mensen met elkaar in contact te brengen. Voor lunches of diners worden mensen dan op basis van wederzijdse interesse naast elkaar geplaatst. Bedrijven placeren accountmanagers naast de klanten.

Placeren kost altijd tijd en moeite, in de voorbereiding en tijdens de uitvoering. Bij het Protocolbureau is placeren een expertise, we hebben er zelfs een computerprogramma voor ontworpen. Dat programma is voor het eerst gebruikt ter gelegenheid van het Koninklijk Huwelijk van toen nog Prins Willem-Alexander met Prinses Máxima. Het programma maakt placeren makkelijker en sneller. Het voorkomt fouten en bespaart veel tijd, maar helemaal vanzelf gaat placeren echter nooit.

Door Jean Paul Wijers, oprichter en directeur van het Protocolbureau bv. Meer weten? Ga voor tips naar de website van het Protocolbureau: protocolbureau.com

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Sunday, 26 April 2015

De Deense fotograaf Mads Nissen ontving vanavond van Prins Constantijn de World Press Photo

Vanavond reikte Z.K.H. Prins Constantijn de World Press Photo 2014 uit aan de Deense fotograaf Mads Nissen. Voor de 58e editie van de World Press Photo wedstrijd zijn in totaal 97.912 foto's ingezonden door 5.692 fotografen uit 131 verschillende landen. Alle inzendingen zijn anoniem voorgelegd aan de jury in het kantoor van de World Press Photo organisatie in Amsterdam. De jury trok twee weken uit voor de beoordeling. De winnende persbeelden zijn te zien in de Nieuwe Kerk in Amsterdam, daarna reist de tentoonstelling de wereld rond en worden bijna 100 steden in 40 landen aangedaan.

De briefing van de ushers
De World Press Photo stichting ondersteunt en bevordert wereldwijd de fotojournalistiek en zet zich in voor de vrijheid van informatie. World Press Photo is in 1955 in Nederland opgericht. De prijs wordt internationaal gezien als de meest prestigieuze prijs op het gebied van professionele persfotografie.Lees verder: worldpressphoto.org

Het Protocolbureau is betrokken bij de organisatie van de awards-ceremonie en verzorgt ondermeer het placement van de honderden genodigden. 


Voorbereiding van het placement
De presentatie van de winnende foto's
Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.

Saturday, 25 April 2015

Concerten uitstekend voor relatiemanagement

Het Protocolbureau is onlangs lid geworden van de 'business circle' van het Residentie Orkest. Ter gelegenheid daarvan verscheen in de laatste uitgave van het 'Symphonic Magazine' een interview met Jean Paul Wijers over protocol en relatiemanagement.

Lees hieronder de tekst van het artikel. Foto: Ilya van Marle.

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.







Sinds het jubileumconcert van 21 november 2014 is het Protocolbureau van Jean Paul Wijers (Brabant, 1971) lid van de Business Circle van het Residentie Orkest. Protocolbureau is betrokken bij grote officiële bijeenkomsten, van Koninklijke huwelijken, staatsbegrafenissen tot de herdenking van MH17. Maar wat is protocol nu eigenlijk precies?

De officiële definitie is: De regels die ontmoetingen tussen officiële functionarissen bepalen, vertelt Jean Paul Wijers. Protocol wordt vaak verward met etiquette, maar etiquette is 'gedrag tussen mensen onderling' en protocol heeft dus veel meer met logistiek management te maken. 

Protocolbureau gaat dus over professioneel relatiemanagement? Ja, maar wij werken wel volgens ‘modern protocol’. Dat is gericht op het organiseren van de juiste ontmoetingen tijdens een officiële gelegenheid, zonder deze formeler te maken en daarmee afstand tussen mensen te creëren. Modern protocol is dus geregisseerde aandacht (die overigens niet-geregiseerd moet lijken). Aandacht is schaars in onze hectische maatschappij, aandacht is een luxe product. Het grootste goed wat je iemand kan geven, is 10 minuten van je tijd. Goede netwerkbijeenkomsten bieden de ruimte en de rust om de volle aandacht aan iemand te geven. De trend in relatiemanagement is dus: slow time.

Ontstaan
Het idee voor Protocolbureau is ontstaan tijdens mijn opleiding aan de hotelschool Den Haag. Het was oorspronkelijk mijn jaarclub. Tijdens vakantiewerk kwamen wij in contact met de organisator van de Franklin D. Roosevelt Four Freedoms Awards. Die vond onze gastvrijheid zo goed, dat hij ons wilde inschakelen om hem daar te ondersteunen. Dat was het begin van het Protocolbureau.

Jublieum
Wij hebben met heel veel plezier meegewerkt aan het 110 jarig jubileum van het Residentie Orkest. Lid worden van de Business Circle van het orkest leek me daarop ook een logisch vervolg. De concerten zijn immers uitstekende gelegenheden voor professioneel relatiemanagement.