Protocolbureau-directeur Jean Paul Wijers sprak tijdens het congres van de grootste Nederlandse protocolvereniging over de toekomst van protocol

Dit is de speech van Jean Paul Wijers, oprichter en directeur van het Protocolbureau, tijdens het jaarcongres van de Kring van Kabinetsmedewerkers, de grootste Nederlandse vereniging van protocolexperts, op donderdag 8 juni 2017 in het nieuwe Van der Valk hotel in Zaltbommel. 

Geachte bestuur, beste Jacqueline,

Hartelijk dank voor de mogelijkheid om hier vandaag te spreken.

Dames en heren,

Ik heb hier al een paar keer gestaan en vele van jullie kennen mij, de meeste van onze Tweedaagse Protocoltraining of van onze ushers die vaak worden ingezet om u op belangrijke events te ondersteunen.

De conferentie werd geopend door
burgemeester Rehwinkel van Zaltbommel

Maar voor de volledigheid:

Ik ben Jean Paul Wijers, directeur van Protocolbureau bv, een onderneming die ik heb opgericht toen ik nog student was aan de Hotelschool The Hague. In 1996 was onze eerste opdracht de uitreiking van de Franklin D. Roosevelt Four Freedoms Awards aan ZM de Koning van Spanje. Een opdracht waar wij toen op zijn voorbereid door de toenmalige Ceremoniemeester van Koningin Beatrix en die ons later ook heeft ingezet op alle Koninklijke Huwelijken, Staatsbegrafenissen en Dopen. Mede hierdoor werd het Protocolbureau dé protocolexpert van Nederland en inmiddels gebruiken wij onze kennis van protocol niet alleen op formele en officiële bijeenkomsten maar ook op prijsuitreikingen, congressen, relatie- en netbijeenkomsten, modeshows en zelfs ‘dance events’. Dat doen we niet alleen in Nederland, maar wereldwijd.

De reden dat ik hier sta heeft met twee onderwerpen te maken: Enerzijds het stormachtige succes van de Kring van Kabinetsmederkers en anderzijds de veranderende maatschappij waar wij kabinetsmedewerkers en protocolexperts mee te maken hebben

In de waan van de dag wordt er wellicht te weinig bij stilgestaan, maar wat is de Kring een succes. Daar mogen jullie best wel wat trotser op zijn. Als ik over jullie spreek dan zeg ik altijd “dit is de grootste en dus belangrijkste vereniging van protocolexperts van Nederland” en dan zijn mensen onder de indruk.

De Kring is in korte tijd van enkele tientallen leden gegroeid naar meer dan 200 leden. Vrijwel alle gemeentes en provincies in Nederland zijn aangesloten en er worden tal van inhoudelijke en leerzame maar vooral ook goedbezochte activiteiten georganiseerd. De Kring is een groot succes!

De Kring is een groot succes!

Een groei heeft ook een keerzijde. Waar voorheen het makkelijk was om aan ieders behoefte te voldoen, is het management van een grote vereniging met meer dan 200 leden een stuk lastiger.

Ik ben ondernemer en herken de fase waarin de Kring zit. De groei komt eerst en de aanpassing van de organisatie op die groei volgt later.

Om ook in de toekomst succesvol te blijven is professionalisering noodzakelijk: een kantoorapparaat voor de ledenadministratie, meer diversiteit in het programma-aanbod, onderwijs, certificering, belangenbehartiging. De Kring over vijf jaar zal een andere Kring zijn dan die van nu.

Het tweede onderwerp van mijn speech is onze veranderende maatschappij.

De meeste mensen halen protocol en etiquette door elkaar wat ervoor zorgt dat ik als directeur van het Protocolbureau en ongetwijfeld ook u als kabinetsmedewerker vaak wordt aangezien als die formele oubollige etiquette-expert. Degene die de feestjes doet.

De meeste mensen denken dat ik wakker wordt, het Wilhelmus opzet, mijn balkon op loop en de vlag hijs. Nou dames en heren, dat is niet zo. Sterker nog, de tijd van de klassieke protocolchef is een beetje voorbij.

Dan heb ik het niet over de Amerikaanse President, die is namelijk vooral onnavolgbaar. Zo onnavolgbaar dat ik deze speech de afgelopen weken steeds heb moeten aanpassen om actueel te blijven.

“Much to discuss” schreef de Engelse etiquette expert William Hanson onlangs op Facebook en “A step too far” noemde de President van de Protocol School of Washington het in een interview.

Ter verduidelijking aan wij Hollanders die wat directer zijn dan de rest van de wereld: Dit zijn de meest extreme termen die een protocolexpert gebruikt.

Wat heeft Trump toch met het schudden van handen! Het was een uiterst vreemde situatie met de nieuwe President van Frankrijk onlangs, maar ik herinner mij ook de dezelfde situatie met de premier van Japan, de nieuwe rechter van de ‘Supreme Court of Justice’ en Angela Merkel die bij haar bezoek aan Washington tijdens het poseren voor de pers voorstelde om de hand te schudden en door president Trump werd genegeerd.

Het is niet alleen Trump zelf, het zijn ook de mensen om hem heen. Denk aan het ongepaste gedrag van zijn adviseur Kellyane Konway die tijdens een bijeenkomst met vertegenwoordigers van ‘Historically Black Universities in de ‘Oval Office’ haar schoenen uittrok en op de bank ging liggen fotograferen. Of Sean Spicer die voor de persconferentie in de Rozentuin één zwarte en één rode schoen had aangetrokken.

En dan het wegduwen van de premier van Montenegro bij de NAVO, dat was totaal ongepast natuurlijk. President Trump had overigens wel het recht om naar voren te lopen want Staatshoofden gaan voor regeringsleiders.

Er was ook nog een lichtpuntje, want tijdens het fotomoment met het Belgische Koninklijk Paar had Trump zo ongeveer voor het eerst zijn jasje dicht.

Wij protocolexperts vallen van de een in de andere verbazing maar wij zijn hem ook dankbaar; ons vak krijgt meer publiciteit dan ooit.

Trump past protocol bovendien op een moderne wijze toe. Denk aan hoe hij de Chinese President ontving. Die ontmoetten elkaar in de intimiteit van zijn golfresort zonder de vaste plichtplegingen zoals het Staatsbanket, de kranslegging en het bezoek aan het parlement.

Ook onze Koning heeft veel van de oude plichtplegingen vervangen door kortere meer efficiënte bezoeken. Het meest sprekend zijn de activiteiten rondom zijn verjaardag. Het volk werd ontvangen voor een diner in het Paleis in Amsterdam en zijn privéverjaardag werd gevierd in de Stallen in Den Haag.

Vroeger werden Staatshoofden en regeringsleiders altijd met een bepaald ceremonieel ontvangen en bestonden Staatsbezoeken en officiële bezoeken altijd uit tal van plechtigheden. Dat is uit praktische overwegingen veranderd. Het protocol is meegegaan met de tijd en het is populairder geworden.

Het protocol is meegegaan met de tijd en het is populairder geworden

Zo zijn een Koninklijk Huwelijk en een ‘dance event’ vanuit een protocolbril exact hetzelfde georganiseerd. Beide gebruiken de methodiek van de echelons zoals wij dat noemen.

De genodigdenlijst wordt opgedeeld in meerdere groepen oftewel echelons en ieder echelon krijgt zijn eigen serviceniveau. Bij het Huwelijk is die indeling gebaseerd op de hoogte van de functie en bij het ‘dance event’ zijn de commerciële doelen het uitgangspunt. Bij het Huwelijk is het 1^e echelon de directe familie, het 2^e echelon de Buitenlandse Vorstenhuizen en andere hoogwaardigheidsbekleders en het 3^e echelon de overige genodigden. Bij een ‘dance event’ is het eerste echelon de bijzondere genodigden zoals de Burgemeester en een paar jaar geleden Mark Rutte op ‘Dance Valley’, het 2^e echelon de DJ’s en sponsoren en het 3^e echelon de betalende bezoeker. Ieder echelon heeft zijn eigen ingang, parkeerterrein en eigen vorm van verwelkomen, begroeten, begeleiden en placeren.

Een ander voorbeeld zijn modeshows die protocol gebruiken om ervoor te zorgen dat klanten en potentiele klanten op de eerste rij plaatnemen en dat de couturier deze klanten ‘toevallig’ tegenkomt op de borrel na afloop.

Dat is essentieel want couturiers zijn MKB-ers en het maken van een collectie kost al snel zo’n €100.000. Modeshows zien eruit als een groot feest maar zijn bedoeld om de collectie terplekke te verkopen. Lukt dat niet, dat gaat de couturier letterlijk failliet.

In een moderne formulering gaat protocol dus veel meer over aandacht en aandacht is in deze hectische digitale maatschappij schaars. Wij noemen protocol ook wel het regisseren van persoonlijke aandacht.

Dat zie je bij Louis Vuitton die niet alleen hele mooie tassen verkoopt maar ook een enorme dosis persoonlijke aandacht. Zelfs de winkels zijn erop ingericht deze aandacht ten volle te kunnen geven.

Of bij banken die hun klanten onderverdelen in de hoeveel persoonlijke aandacht waarop zij recht hebben: ‘retail, private banking en private wealth management’. ‘Retail’ krijgt geen persoonlijke aandacht en ‘private wealth management’ krijgt een onbeperkte hoeveelheid persoonlijke aandacht.

Het grootste goed wat je iemand tegenwoordig kan geven is niet meer een fles champagne op de hotelkamer of zalm op toast tijdens een receptie, maar 10 minuten van je tijd.

Schaarse persoonlijke aandacht is iets waar de Monarchen al honderden jaren mee te maken hebben en waarom zij het protocol hebben uitgevonden. Ook wij gewone burgers worstelen tegenwoordig met een gebrek aan tijd en ook wij willen onze schaarse persoonlijke aandacht in een zakelijke omgeving liefst zo efficiënt mogelijk besteden.

Protocol als regisseur van de persoonlijke aandacht is daarmee de basis van het effectief managen van een netwerk. Zonder protocol geen relatiemanagement.

Zonder protocol geen relatiemanagement

Laat dat nou juist een boodschap zijn die wij ondanks of dankzij Nederland hebben ontwikkeld, want Nederlanders en protocol, dat is een moeizame relatie. Wij Nederlanders zijn uitstekende zakenlieden, maar als het gaat om formaliteiten dan laten wij de ‘deal’ liever schieten. Mijn internationale collegae maken vaak gebruik van de Nederlandse onhandigheid om aan te tonen hoe het vooral niet moet.

Bijvoorbeeld de fusieonderhandelingen tussen een grote Nederlandse en Italiaanse onderneming:

De Nederlanders dachten ‘we willen graag’ dus laten we niet te veel tijd kwijtraken met de lunch. We serveren broodjes kaas met melk. En de Italianen dachten ‘dit is het meest vieze voedsel wat je iemand kan voorschotelen, ze willen niet’.

Of de onderhandelingen over een fusie tussen een Nederlandse en een Engelse onderneming:

Op het NOS-journaal zag je de Nederlander op bezoek in London: de auto reed voor, de deur werd opgedaan, de voordeur stond open en de lift te wachten.

Voor hetzelfde bezoek maar dan in Amsterdam had de Engelse CEO een gebreide trui aangetrokken, hij had zich blijkbaar wel verdiept in onze cultuur. De auto reed voor, niemand om de deur op te doen. De CEO liep naar buiten, voordeur op slot….

In de Nederlandse samenleving, in een land dat niet zoveel van protocol moet hebben, werden wij geforceerd na te denken over het waarom van protocol zodat het gebruik wel acceptabel werd. Dat heeft het Protocolbureau nu internationaal een enorme voorsprong gegeven. Onder meer onze aanpak op events en onze onderwijsmethodiek benadert het protocol vanuit het nut en dus vanuit het grote plaatje.

Een moderne protocolexpert begrijpt de strategie van een organisatie en de doelen van een bijeenkomst en vertaalt dit naar een passend maar desnoods steeds ander protocol. Modern protocol betekent dus niet andere protocolregels maar gaat over de regels én de vertaling van doelstellingen; protocol als middel en niet als doel. Alleen dan heeft het oude protocol een plek in de huidige maatschappij.

Protocol is een middel en geen doel

Dit alles klinkt natuurlijk geweldig maar vereist wel veel meer van een protocolmedewerker die niet alleen expert moeten zijn in de protocolregels maar vooral ook goed moet zijn in het vertalen.

Dat is dus de tweede reden van mijn aanwezigheid vandaag, want hier ligt een kans. Een kans voor de kabinetsmedewerker en een kans voor de Kring als voorloper op deze nieuwe toekomst.

Wij moeten ons op deze toekomst gaan voorbereiden en wij moeten onszelf veel meer gaan profileren als dé medewerker van de toekomst die in geen enkele organisatie kan ontbreken.

Bij deze toekomst hoort een onderwijsprogramma wat ons in staat stelt onszelf daar waar nodig te professionaliseren. Wat ons helpt erkenning te verkrijgen als dé expert binnen de eigen organisatie. Samen met een vereniging die dit belang, ons belang én het algemene belang, in heel Nederland voor het voetlicht brengt.

Ik heb al meerdere keren met uw bestuur en uw commissies gesproken over het huidige onderwijsaanbod van de Kring: 
- Past het bij de huidige leden?
- Past het bij de nieuwe toekomst?

Er zijn concrete plannen om een geheel nieuw onderwijsprogramma te ontwikkelen, gebaseerd op deze glorieuze toekomst.

Zonder ons en onze expertise dus geen protocol en dus geen professioneel relatiemanagement en geen doelmatig netwerk. Hier ligt dus een enorme kans voor deze vereniging en hier ligt een enorme kans voor ons allemaal.

Dames en heren,

Dank u wel

Zelf een protocoltraining volgen? Ga naar onze website voor meer informatie over onze Tweedaagse Protocoltraining.