Een congres of evenement als netwerkmoment: Modern protocol wordt steeds belangrijker.

Jean Paul Wijers is directeur van het Protocolbureau en het Institute of Protocol The Hague en schrijft in dit artikel over de netwerkdoelstelling van evenementen en congressen. Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd door MPI The Netherlands Chapter.

Naast kennisoverdracht hebben alle congressen en evenementen een netwerk- of relatiemanagement-doelstelling. Immers, bijeenkomsten gaan altijd over het contact met de genodigden. Opvallend is dat de netwerkdoelstelling vaak enkel impliciet aanwezig is. De meeste aandacht en het grootste deel van het budget gaan naar de inhoud, het entertainment en de F&B. Het expliciet vormgeven van de netwerkmomenten wordt niet apart geadresseerd, iedereen is toch immers in dezelfde ruimte aanwezig?
In mijn visie begint het dan pas. Netwerken is het geven van persoonlijke aandacht aan belangrijke relaties. De gastheer of –vrouw wil de aandacht kunnen verdelen over alle aanwezige relaties. 

Het is belangrijk en fijn als alle betrokkenen deze behoefte begrijpen en ermee rekening houden in het vormgeven van de bijeenkomst. Modern protocol helpt daarbij. Het is een doordachte en bewezen succesvolle methodiek.

Het begint bij de doelstellingen voor het evenement waaruit de gastenlijst en het uitnodigingstraject voortkomen. Garanderen zij een goede opkomst? Ondersteunen zij de netwerkbehoefte? Ook het programma moet voldoende ruimte bieden voor persoonlijke aandacht, nieuwe ontmoetingen en netwerkmomenten. Ik maak vaak mee dat een avond overvol is en er te weinig tijd is om elkaar te spreken. 

Tot slot is het prettig als er door professionele host(esses) ondersteuning wordt verleend bij de eerste ontmoeting met de gasten, zodat de gastheer of -vrouw niet op zoek hoeft te gaan. De hosts van het Protocolbureau zijn speciaal voor dit type werk opgeleid.

Een goede planning en voorbereiding is dus essentieel, maar ook de gastheer of -vrouw (of gastheren en –vrouwen) speelt een sleutelrol. Hij of zij dient te begrijpen hoe de avond is georganiseerd, heeft zich verdiept in de gastenlijst en beschikt over de juiste vaardigheden om effectief te kunnen netwerken. Een briefing is noodzakelijk, een training wenselijk.

Sinds de crisis merk ik een enorme toename in de behoefte aan modern protocol. Het gaat dan niet zozeer om vormelijke of officiële aspecten van protocol, maar om een bewezen relatiemanagement die past in deze tijd. Organisaties nemen afstand van grootschalige en kostbare evenementen, maar zien wel de noodzaak om strategisch en zorgvuldig om te gaan met hun relaties.

In september 2012 werd voor door het Protocolinstituut 
voor de tweede keer een minor op de Haagse Hogeschool verzorgd.

Om die reden is het Protocolbureau tweeënhalf jaar geleden ook een opleiding over dit onderwerp gestart samen met HBO-instellingen, PCO’s, eventmanagers en protocolexperts. Voor het Protocolbureau is deze opleiding geen commerciële activiteit en om die reden ondergebracht in het Institute of Protocol The Hague. Voor mij en voor alle betrokkenen is een verdere professionalisering van modern protocol het doel. De opleiding wordt gegeven als minor voor vierdejaars HBO-studenten en zal vanaf 2014 ook voor professionals te volgen zijn. Voor meer informatie klik hier.

Jean Paul Wijers, directeur Protocolbureau en Institute of Protocol The Hague