Friday, 26 September 2014

Van aanmelding tot placering


Congressen, lunches, galadiners, seminars en relatiebijeenkomsten. We worden de laatste tijd vaak ingezet om de aanmeldingen om te zetten in een placering: Wie zit waar? Wie zit naast wie? 
Dat doen we met behulp van ons geautomatiseerde placeringsprogramma dat ooit voor het Koninklijk Huwelijk van (toen nog) Prins Willem-Alexander en Prinses Máxima is ontwikkeld. Het placeren van honderden genodigden kost veel tijd, maar het programma maakt het een stuk eenvoudiger. 

Het programma is geschikt voor diners maar kan ook een theateropstelling placeren. Het is mogelijk de genodigden op protocollaire rangorde in te delen of 'ad-rondom'. 
Je staat er niet bij stil, maar bij een placering horen ook 'seating cards' en stoelenkaartjes. De eerste reiken we aan de gast uit zodat deze weet waar hij of zij is gezeten. De laatste ligt op de stoel, zodat daar niemand anders gaat zitten. In het geval van een lunch of diner heet de stoelenkaart een couvertkaart. Voor onszelf print het programma plattegronden en alfabetische namenlijsten. 

De partners kunnen naast elkaar worden gezet of juist niet. Dat laatste is vaak handig bij diners, waar je mensen met elkaar in contact wil brengen. Om die reden heeft het bedrijfsleven ook veel interesse in het programma. Placeren maakt het mogelijk de directie of de accountmanagers naast de juiste klanten in te delen. 

Op de foto's staan onze usher(s) die wij tijdens evenementen of congressen inzetten om ervoor te zorgen dat iedereen in korte tijd ook daadwerkelijk op de vooraf bepaalde plek plaatsneemt. Dat lijkt makkelijker dan dat het is, want ushers moeten altijd veel improviseren. Van diegene die onverwachts niet komen opdagen moet de lege plek worden opgevuld en van diegene die onverwachts toch komen moet een passende plek worden gevonden.

De term 'usher' komt van de Engelse Monarchie. Ushers assisteren de genodigden in het vinden van hun plaats. De Nederlandse ushers worden door ons streng geselecteerd, bovendien volgen zij een opleidingsprogramma over protocol, relatiemanagement en eventmanagement. Ushers zijn studenten die hiermee een bijzondere ervaring willen opdoen.