Gevoeligheden, ego en protocol: Bij een placering heb je er altijd mee te maken.

placeren: het indelen van de genodigden

This article in English: click here

Niet alleen op officiële gelegenheden maar ook op modeshows of zakelijke diners wordt er veel geplaceerd. De gevoeligheden zijn groot, vooral als iemand een minder goede plek toebedeeld krijgt dan verwacht. 

Dat komt regelmatig voor, er is tenslotte maar één hoofdtafel en maar één eerste rij. Een plaatsindeling luistert dus uiterst nauw, want iedere organisator wil gedoe zoveel mogelijk voorkomen. Placeren is het indelen van de genodigden: Wie zit waar aan tafel of wie zit op welke rij? Wie zijn de belangrijkste genodigden en wat is de beste stoel?

De plaatsindeling wordt zoveel mogelijk objectief gemaakt, het gaat in essentie om helderheid. Bij de overheid zitten de hoogwaardigheidsbekleders vooraan en bij het bedrijfsleven de belangrijkste klanten. Diegenen met gelijke functies worden gelijk geplaceerd. Sprekers, sponsors en familieleden krijgen vaak een plek vooraan, dat begrijpt iedereen.

Placeren gaat om het managen van verwachtingen 

Placeren gaat echter ook om het managen van verwachtingen en om die reden is het vaak lastig om iedereen tevreden te stellen. Iedere protocolmedewerker heeft ervaring met genodigden die klagen over de plek of die weigeren om te gaan zitten. Het komt ook voor dat mensen ongevraagd plaatsnemen op de eerste rij. Weer anderen wisselen de stoelenkaartjes en verruilen de eigen plek voor een betere.

voorbereiding van een placering in de Kurzaal

De problemen doen zich vrijwel nooit vooraan voor en zelden helemaal achteraan, maar meestal in het midden. De indeling van deze genodigden, in protocol ook wel het tweede echelon genoemd, luistert dus uiterst nauw. Het tweede echelon vraagt vaak om aandacht, maar de gastheer/-vrouw ontbreekt het aan tijd. Als Protocolbureau worden wij vaak ingezet om ons te ontfermen over deze groep.

De Europese Monarchieën hebben eeuwen geleden een methodiek ontwikkeld wat objectief placeren mogelijk maakt

De Europese Monarchieën hebben eeuwen geleden een methodiek ontwikkeld wat objectief placeren mogelijk maakt. Ieder land hanteert een zogeheten protocollijst met een logische rangorde van de belangrijkste functionarissen. Hoe meer mensen een functionaris vertegenwoordigt, hoe belangrijker deze wordt geacht en dus hoe hoger hij of zij wordt geplaceerd. Een staatshoofd gaat voor een minister en een parlementsvoorzitter voor een burgemeester. Ook over de rangorde van de stoelen geeft het protocol richtlijnen. De belangrijkste stoel staat meestal in het midden en de tweede stoel rechts daarvan, de derde stoel links en zo verder. Het rechtervak is belangrijker dan het linkervak. De eerste rij gaat voor de tweede rij. 

Voorbereiding van de placering:
het leggen van de stoelenkaartjes

Het bedrijfsleven gebruikt dezelfde methodiek maar dan om economische redenen. Zo zet een couturier de klanten of potentiële klanten op de eerste rij.

Placeren is ook een middel om mensen met elkaar in contact te brengen. Voor lunches of diners worden mensen dan op basis van wederzijdse interesse naast elkaar geplaatst. Bedrijven placeren accountmanagers naast de klanten.

Placeren kost altijd tijd en moeite, in de voorbereiding en tijdens de uitvoering. Bij het Protocolbureau is placeren een expertise, we hebben er zelfs een computerprogramma voor ontworpen. Dat programma is voor het eerst gebruikt ter gelegenheid van het Koninklijk Huwelijk van toen nog Prins Willem-Alexander met Prinses Máxima. Het programma maakt placeren makkelijker en sneller. Het voorkomt fouten en bespaart veel tijd, maar helemaal vanzelf gaat placeren echter nooit.

Door Jean Paul Wijers, oprichter en directeur van het Protocolbureau bv. Meer weten? Ga voor tips naar de website van het Protocolbureau: protocolbureau.com

Choose another article of your interest in the blog archive in the right column. Or scroll further down for books about protocol, interesting links, articles about protocol and protocol related tweets.